Acquisizione Ottica - Data Entry

C.R.F. Recapito fiduciario si rivolge alle Pubbliche Amministrazioni, agli Istituti Bancari e alle aziende che desiderano eliminare gli archivi cartacei mantenendo l'immediata possibilità di consultazione dei documenti

E' infatti possibile trasformare un qualsiasi foglio di carta in un'immagine elettronica dello stesso che conserva tutte le informazioni e le caratteristiche dell'originale. In questo modo otterrete una riduzione degli spazi dedicati all'archivio con un conseguente abbattimento dei costi di gestione dello stesso e del personale da utilizzare per gestirlo. Lo stesso documento potrà essere condiviso e consultato da più persone contemporaneamente.

Non tutti potranno accedere liberamente ai documenti ma solo chi sarà abilitato. I documenti non potranno essere manomessi, sbiaditi, rovinati o macchiati, si potranno inoltre creare più copie dell'archivio con l'assoluta certezza di non perdere mai alcun documento. La consultazione dei documenti così archiviati avviene mediante un software da noi fornito. Tale software permette di sfogliare l'archivio, di effettuare qualsiasi tipo di ricerca, di visionare, di stampare, inviare via posta elettronica e di esportare i documenti.

Il servizio da noi offerto consiste nel:

• trasferimento di materiale cartaceo su supporto ottico
• riconversione di archivi di qualsiasi tipo
• fornitura ed installazione di sistemi di archiviazione
• eventuale conservazione fisica dei documenti

Inoltre siamo in grado di fornire tramite la nostra procedura informatica la creazione del fascicolo digitale, l’importazione delle immagini relative la stampa degli atti postalizzati o affidati per la notifica tramite messo nei relativi fascicoli, la classificazione dei documenti da digitalizzare e relativa suddivisione per tipologia, la digitalizzazione fronte retro dei documenti, l’indicizzazione per ogni singolo documento del numero cronologico della notificazione o numero verbale, tipologia del documento ( ricevuta di ritorno, raccomandata inesitata), esito, data, scatola, pacco, progressivo come chiavi di localizzazione fisica e la relativa rintracciabilità, la sistemazione dei documenti digitalizzati in apposite scatole, l’elaborazione e fornitura di un file completo dei dati acquisiti secondo tracciato record completo di tutti i dati acquisiti, predisposizione della restituzione decadale delle scatole completate, la rendicontazione analitica, complessiva, per lotto, mensile, giornaliera, per date interposte, per esito, degli atti affidati per la notifica o per il recapito tramite servizio postale o a mezzo messo e complessiva.